Một lô thức ăn thú cưng nhập chính ngạch không bắt đầu ở cảng mà từ nhiều tháng trước, khi doanh nghiệp còn đang đọc hồ sơ nhà máy. Bài viết dựng lại quy trình nhập khẩu Pet Food theo đúng trình tự thời gian thực tế, từ lúc thẩm định nhà cung cấp cho tới khi hàng lên kệ đại lý, để chủ pet shop hiểu vì sao nguồn hàng ổn định là năng lực vận hành chứ không phải may mắn.
Bước 1 của quy trình nhập khẩu Pet Food: thẩm định nhà máy
Việc đầu tiên không phải hỏi giá mà là hỏi giấy tờ. Trước khi bàn tới chiết khấu hay sản lượng tối thiểu, nhà nhập khẩu phải yêu cầu nhà máy gửi đủ bộ hồ sơ gốc: giấy chứng nhận lưu hành tự do do cơ quan có thẩm quyền nước xuất khẩu cấp hoặc văn bản tương đương, chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng dạng ISO, GMP hoặc HACCP, bảng thành phần kèm chỉ tiêu chất lượng, phiếu phân tích chất lượng và mẫu nhãn sản phẩm. Đây là bộ tài liệu dùng lại cho toàn bộ các bước sau, nên thiếu một loại ở giai đoạn này là cả chuỗi phía sau bị chặn. Một nhà máy nghiêm túc gửi được bộ hồ sơ đó trong vài ngày làm việc; nhà máy trả lời vòng vo là dấu hiệu nên dừng lại. Về phía đại lý, bài học rút ra rất trực tiếp: khi chọn nhà phân phối, hãy hỏi thẳng xem họ có bộ hồ sơ gốc của từng dòng hàng hay không, bởi đó là thứ quyết định hàng có được phép bán hợp pháp lâu dài hay không.
Bước 2: công bố thông tin sản phẩm và hai mươi ngày chờ đợi
Sau khi có hồ sơ gốc, doanh nghiệp nộp công bố thông tin sản phẩm trên cổng thông tin điện tử của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, do Cục Chăn nuôi tiếp nhận. Nguyên tắc rất rõ: sản phẩm chưa được công bố thông tin thì không được nhập khẩu để kinh doanh, trừ vài trường hợp ngoại lệ tại Điều 41 Luật Chăn nuôi 2018 như hàng phục vụ hội chợ, triển lãm, nghiên cứu, phân tích tại phòng thử nghiệm hoặc gia công để xuất khẩu, và đều phải được Bộ trưởng chấp thuận. Thời gian xử lý khoảng hai mươi ngày kể từ khi Cục Chăn nuôi nhận hồ sơ hợp lệ, chưa kể thời gian sửa hồ sơ nếu bị trả lại. Đây là bước dài nhất và quan trọng nhất trong toàn bộ thủ tục nhập khẩu thức ăn thú cưng, đồng thời là bước bắt buộc phải hoàn tất trước khi đặt hàng. Đại lý cần hiểu điều này để không gây sức ép vô lý: một mã hàng mới không thể có mặt trên kệ chỉ sau vài tuần kể từ lúc bạn đề xuất.
Bước 3: ký hợp đồng, chốt mã HS và dựng bảng chi phí
Khi sản phẩm đã được công bố, hợp đồng ngoại thương mới nên được ký. Cùng lúc đó, doanh nghiệp phải xác định mã HS thức ăn chó mèo cho từng dòng hàng, vì mã số này chi phối cả thuế lẫn hình thức kiểm tra sau đó. Thức ăn cho chó, mèo có chứa thịt thuộc mã 23091010, các loại khác thuộc mã 23091090, đều nằm trong nhóm 2309 là chế phẩm dùng làm thức ăn cho động vật. Về nghĩa vụ tài chính, mức tham khảo thường gặp là thuế nhập khẩu ưu đãi 7% và thuế giá trị gia tăng 5%; tuy nhiên thuế suất thay đổi theo biểu thuế từng thời kỳ và theo các hiệp định thương mại tự do, nên doanh nghiệp bắt buộc phải tra biểu thuế hiện hành trước khi chốt giá bán. Bảng chi phí đầy đủ còn gồm cước vận tải, phí kiểm dịch, phí kiểm tra chất lượng, lưu kho lưu bãi và chi phí vốn cho thời gian hàng nằm trên đường. Bỏ sót các khoản này là lý do nhiều nhà nhập khẩu mới tính sai giá sàn ngay từ lô đầu.
Bước 4: đăng ký kiểm dịch động vật trước khi hàng rời cảng đi
Song song với việc chuẩn bị sản xuất tại nhà máy, doanh nghiệp phải đăng ký kiểm dịch động vật Cục Thú y trước khi hàng về, bởi thức ăn cho chó mèo hầu như luôn chứa thành phần có nguồn gốc động vật. Cơ sở áp dụng là Thông tư 25/2016/TT-BNNPTNT về kiểm dịch động vật, sản phẩm động vật trên cạn; với các dòng hàng có thành phần nguồn gốc thực vật thì phần kiểm dịch thực vật theo Thông tư 30/2014/TT-BNNPTNT cũng được xem xét. Điểm thuận lợi là mười lăm thủ tục ngành thú y đã được triển khai trên Cơ chế Một cửa quốc gia, nghĩa là phần lớn hồ sơ được nộp và theo dõi trực tuyến thay vì chạy giấy giữa các cơ quan. Thứ tự ở đây rất quan trọng: đăng ký phải hoàn tất trước khi hàng cập cảng, chứ không phải khi container đã nằm bãi. Với đại lý, đây là lý do nhà phân phối luôn cần biết kế hoạch bán hàng của bạn sớm hơn thị trường tưởng.
Bước 5: hàng cập cảng, mở tờ khai và kiểm tra chất lượng
Khi tàu về, doanh nghiệp mở tờ khai hải quan và nộp hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng thức ăn chăn nuôi cho cơ quan kiểm tra do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chỉ định, có thể là Cục Chăn nuôi, Cục Thú y hoặc Cục Bảo vệ thực vật tuỳ bản chất hàng hoá. Hình thức kiểm tra không giống nhau cho mọi mặt hàng: thức ăn đậm đặc thuộc diện kiểm tra trước thông quan, còn nguyên liệu truyền thống và thức ăn hỗn hợp hoàn chỉnh, tức phần lớn hạt khô và pate bán tại pet shop, thuộc diện kiểm tra sau thông quan. Nội dung kiểm tra bám theo QCVN 01-78:2011/BNNPTNT với nguyên liệu và QCVN 01-183:2016/BNNPTNT với thức ăn hỗn hợp hoàn chỉnh, thức ăn đậm đặc, cộng ít nhất một chỉ tiêu theo tiêu chuẩn doanh nghiệp đã công bố áp dụng. Thời hạn trả lời hồ sơ khoảng bảy ngày làm việc. Phân biệt đúng hai hình thức kiểm tra này quyết định lô hàng đi thẳng về kho hay phải chờ tại cảng.
Bước 6: thông quan hàng nhập khẩu và dán nhãn phụ tiếng Việt
Có kết quả kiểm tra đạt, doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ thuế và thực hiện thông quan hàng nhập khẩu, kéo container về kho. Nhưng hàng chưa thể lên kệ ngay. Toàn bộ sản phẩm phải giữ nguyên nhãn gốc và được bổ sung nhãn phụ tiếng Việt thể hiện tên sản phẩm, thành phần, chỉ tiêu chất lượng, hướng dẫn sử dụng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, tên và địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm về hàng hoá cùng xuất xứ. Nội dung nhãn phụ phải khớp với thông tin đã công bố, không được thêm công dụng ngoài hồ sơ. Công đoạn này tưởng đơn giản nhưng chiếm khá nhiều thời gian với lô lớn, vì phải dán thủ công theo từng bao, từng lon và kiểm đếm lại. Đại lý nên tận dụng chi tiết này khi bán hàng: nhãn phụ đầy đủ, in đúng chuẩn, ghi rõ đơn vị chịu trách nhiệm là bằng chứng dễ hiểu nhất để thuyết phục khách rằng sản phẩm đi đường chính ngạch, thay vì phải giải thích dài dòng về giấy tờ hải quan.
Bước 7: quản lý hạn sử dụng và phân bổ hàng cho hệ thống đại lý
Hàng vào kho là lúc đồng hồ hạn sử dụng bắt đầu chạy nhanh hơn cảm nhận của người bán. Một lô thức ăn thú cưng đã tiêu tốn vài tháng cho công bố, sản xuất, vận chuyển và kiểm tra, nên phần vòng đời còn lại để bán ngắn hơn nhiều so với con số in trên bao bì. Vì vậy nhà phân phối phải quản lý kho theo nguyên tắc nhập trước xuất trước, tách lô theo ngày sản xuất, và phân bổ hàng theo tốc độ bán thực tế của từng điểm bán thay vì chia đều. Điểm bán chạy nhận lô mới, điểm bán chậm nhận lượng nhỏ và được hỗ trợ xử lý hàng cận hạn trước khi nó trở thành tồn kho chết. Đại lý nên chủ động chia sẻ số liệu bán ra thay vì giấu, bởi nhà phân phối chỉ có thể bảo vệ bạn khỏi hàng cận date khi họ nhìn được tốc độ quay vòng thật. Đây là bước cuối cùng nhưng cũng là nơi lợi nhuận của cả chuỗi bị bào mòn nhiều nhất.
Bốn điểm dễ vỡ trong quy trình nhập khẩu Pet Food
Hàng nằm cảng hiếm khi vì lý do lớn, thường vì bốn lỗi nhỏ lặp đi lặp lại. Thứ nhất là áp sai mã HS, chẳng hạn khai hàng có chứa thịt sang mã loại khác, dẫn tới sai thuế và sai luôn hình thức kiểm tra phải áp dụng. Thứ hai là hồ sơ thiếu hoặc không đồng bộ, khi tên sản phẩm trên hợp đồng, invoice, phiếu phân tích và bản công bố không trùng khớp từng ký tự. Thứ ba là nhãn không khớp công bố, thường do nhà máy tự đổi thiết kế bao bì hoặc điều chỉnh công thức mà không báo trước. Thứ tư là chứng từ nước xuất khẩu hết hiệu lực, điển hình là giấy chứng nhận lưu hành tự do hoặc chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng đã quá hạn tại thời điểm hàng về. Cách phòng đều giống nhau: lập danh mục kiểm tra chéo trước mỗi lô, buộc nhà máy cam kết thông báo mọi thay đổi bao bì và công thức, và theo dõi ngày hết hạn của từng chứng từ như theo dõi hạn sử dụng của hàng hoá.
Vì sao đại lý không nên đặt hàng theo kiểu hết mới báo
Cộng dồn toàn tuyến, khoảng thời gian từ lúc quyết định làm một mã hàng mới tới lúc nó nằm trên kệ được tính bằng tháng chứ không phải bằng tuần: hai mươi ngày cho công bố thông tin, thời gian sản xuất tại nhà máy, thời gian vận chuyển đường biển, rồi khoảng bảy ngày làm việc cho khâu kiểm tra chất lượng. Với hàng đã có sẵn trong danh mục, chu kỳ ngắn hơn nhưng vẫn không thể tức thời. Đây là lý do thói quen đặt hàng khi kệ đã trống là cách tự tạo ra đứt hàng cho chính mình, và đứt hàng trong ngành này rất đắt vì người nuôi có thể chuyển sang loại hạt khác rồi ở lại luôn với loại đó. Đại lý nên đặt hàng theo dự báo, giữ tồn kho an toàn cho các mã bán chạy, chốt kế hoạch quý với nhà phân phối và báo sớm khi định đẩy mạnh một dòng hàng. Nhập khẩu chính ngạch tăng khoảng 69% trong năm năm theo Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, nhưng nguồn cung dồi dào không rút ngắn được thời gian pháp lý.
Petkin nhìn quy trình nhập khẩu Pet Food thế nào
Với Petkin, toàn bộ trình tự vừa mô tả không phải thủ tục hành chính phải chịu đựng mà là phần công việc chúng tôi nhận về để đại lý không phải gánh. Chúng tôi là nhà nhập khẩu và phân phối, không bán lẻ trực tiếp, nên mọi giá trị chúng tôi tạo ra đều nằm ở chỗ hệ thống đại lý có hàng đúng lúc, đúng giấy tờ và đúng chất lượng. Điều đó có nghĩa là thẩm định nhà máy kỹ ngay từ đầu, hoàn tất công bố thông tin trước khi cam kết ngày giao, theo dõi hiệu lực chứng từ theo lịch, và lên kế hoạch nhập theo dự báo bán ra của từng điểm bán thay vì chạy theo đơn phát sinh. Nếu bạn đang là chủ pet shop hoặc đại lý và từng gặp cảnh hết hàng giữa mùa cao điểm, hãy nhìn lại xem nhà cung cấp của mình đang đứng ở đâu trong quy trình nhập khẩu Pet Food này. Nguồn hàng ổn định luôn là kết quả của một chuỗi cung ứng có kỷ luật.